De discipline van aanbestedingen

Wie o wie?

De Europese Aanbestedingswet maakt dat ook het RIVM-CvB opdrachten moet aanbesteden. Een intensief traject dat soms onvermijdelijke obstakels kent.

De wijze waarop uitvoeringsorganisaties en overheidsorganisaties - en dus ook het RIVM-CvB - opdrachten gunnen, ligt vastgelegd in de (Europese) Aanbestedingswet die in april 2013 in werking trad. Deze wet gaat er in principe van uit dat er één Europese markt is voor overheidsopdrachten. Dit betekent dat het RIVM-CvB verplicht is om op het moment dat ze een opdracht wil laten uitvoeren – denk aan het maken en beoordelen van een test door een laboratorium - ze deze opdracht publiek moet maken zodat zowel nationale als internationale bedrijven een eerlijke kans krijgen om een offerte in te dienen. ‘Het RIVM-CvB stelt - met behulp van externe experts - de voorwaarden vast waaraan de test moet voldoen. Op basis daarvan kunnen marktpartijen een voorstel indienen’, legt dr. Nynke van der Veen uit, programmacoördinator Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker bij het RIVM-CvB.

Trapsgewijze aanbesteding

Het beoordelen van de offertes wordt gedaan door een zogenaamd beoordelingsteam waarin vertegenwoordigers van het RIVM-CvB, de afdeling inkoop van het RIVM, en van de uitvoeringsorganisaties zitting hebben.’ Van der Veen: ‘Na zorgvuldig wikken en wegen maken we gezamenlijk uit alle offertes een keuze. Vaak wordt dit proces dan weer herhaald voor andere onderdelen van de opdracht. Veelal betreft een opdracht namelijk een trapsgewijze aanbesteding. Eerst worden er offertes ingediend voor de test , daarna volgen vaak nog aanbestedingen over de laboratoria die nodig zijn om de tests uit te voeren.’

Het aanbesteden is voor het RIVM-CvB een redelijk nieuw terrein en de meeste aanbestedingen gaan tussen de vijf en acht jaar mee. Van der Veen: ‘Dat is de gemiddelde duur van de opdrachten. Voor het bevolkingsonderzoek darmkanker starten we bijna alweer met de tweede ronde. Deze aanbesteding wordt uitgezet door de screeningsorganisaties.’

Rechtszaken en dilemma’s

Al met al neemt een aanbestedingstraject al snel een jaar in beslag. Van der Veen: ‘Dat kan ook nog wel langer duren omdat we tijdens zo’n traject niet zelden worden geconfronteerd met rechtszaken. Zo werden er bij de aanbestedingen van de HPV-test  – testen ten behoeve van het vernieuwde bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker – kort gedingen tegen ons aangespannen plus nog een hoger beroepsprocedure. Soms menen overige partijen dat zij ook aanspraak maken op de opdracht en spannen een rechtszaak aan. We hebben deze zaken weliswaar gewonnen maar ze hebben een jaar in beslag genomen. En zolang de rechter geen definitieve uitspraak heeft gedaan, kan het aanbestedingstraject stil liggen. Ondertussen moeten de organisatie en de procedures rondom de nieuwe test gewoon doorgaan. Dat is voor alle betrokken partijen een dilemma. En een uitdaging. Wat we hiervan hebben geleerd is dat we nog alerter moeten zijn op de dynamiek in de markt en hiermee rekening houden bij de organisatie van het aanbestedingstraject en de tijd die een aanbesteding kan vergen.’