‘De “burgerjournalistiek” heeft ons vak ingrijpend veranderd’

Het werk van het Centrum voor Bevolkingsonderzoek is openbaar. Communicatie met de verschillende stakeholders, waaronder het publiek, is dan ook essentieel. Een interview met Harald Wychgel, persvoorlichter bij het RIVM en Coen Berends, communicatieadviseur bij het RIVM-Centrum voor Bevolkingsonderzoek (RIVM-CvB). Over ‘woordvoeringslijnen’ en ‘issuemanagement’.

Wat houdt jullie werk in grote lijnen in?

Harald: ‘Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat het werk dat het RIVM verricht, op een toegankelijke en transparante manier in de media verschijnt. We hanteren een proactief persbeleid, dat wil zeggen dat we informatie zoveel mogelijk alvast naar buiten brengen voordat we er vragen over hebben gekregen. Als het gaat om communicatie namens het RIVM-CvB, werk ik nauw samen met Coen.’Coen: ‘Ik adviseer over alles dat met de communicatie van het RIVM-CvB te maken heeft. Van “issuemanagement”, bijvoorbeeld tijdens de – na later bleek onterechte - onrust over de Terumo injectienaalden, tot en met de publieksfolders. Een groot deel van mijn werk betreft het voorbereiden van zogenaamde woordvoeringslijnen zodat duidelijk is hoe we bepaalde zaken willen communiceren. Maar ook stellen we bijvoorbeeld lijsten samen van veel gestelde vragen per onderwerp zodat we goed voorbereid zijn.’

Wat waren wat jullie betreft de afgelopen jaren de belangrijkste onderwerpen voor het RIVM-CvB?

Harald: ‘In 2015 waren dat de uitbreiding van de hielprik en de rechtszaken rondom de aanbestedingstrajecten in het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Maar ook de aanloop naar en implementatie van het bevolkingsonderzoek darmkanker was een bijzonder traject. Temeer omdat dit onderzoek daarvoor nog niet bestond. Hierdoor moesten we de communicatie er omheen van de grond af aan opzetten en daarbij nauw samenwerken met alle stakeholders. Een intensief en interessant traject.’Coen: ‘Eens. Dat was een belangrijk onderwerp. Anders was ook dat we bij de introductie van het bevolkingsonderzoek darmkanker ineens ook moesten communiceren met mannen. De bevolkingsonderzoeken waren tot dan toe uitsluitend op vrouwen gericht.’

‘Wij hebben het “handicap” dat we uitsluitend feiten mogen communiceren’

Hoe is de communicatie in de loop der jaren veranderd?

Coen: ‘De “burgerjournalistiek” en de komst van sociale media hebben ons vak ingrijpend veranderd. Mensen schieten op internet vaak vanuit de heup waardoor tegenstrijdige en vaak onjuiste informatie in een razend tempo voor iedereen beschikbaar is. Zo deed een verhaal de ronde op Facebook dat er een nieuwe manier zou bestaan om borstkanker op te sporen: thermografie. We hebben daar veel vragen over gekregen en de realiteit was dat deze informatie een “hoax” betrof. Niet waar dus. Aan ons de taak om deze geruchten te stoppen en mensen juiste, transparante en goed onderbouwde informatie te bieden. Dat is echt een uitdaging van deze tijd. Waar we in onze communicatie voorheen reageerden op feiten en argumenten, reageren we in deze tijd vaak op meningen en aannames.’Harald: ‘Klopt. We hebben steeds vaker te maken met een publiek dat denkt dat wetenschap ook maar een mening is. Het is best uitdagend om daar een goede communicatiestrategie op los te laten.’Coen: ‘Wij hebben namelijk het “handicap” dat wij uitsluitend feiten mogen communiceren.’Harald: ‘En het is soms lastig om door middel van feiten een weerwoord te bieden aan gevoelens en meningen.’

Wat zijn voor jullie de belangrijkste uitdagingen in het werk voor het RIVM-CvB?

Coen: ‘Dat je op tijd in de gaten moet hebben wanneer er vragen komen over een bepaald onderwerp. Gelukkig zijn wij meestal goed voorbereid en hebben ons huiswerk al gedaan voordat de buitenwereld vragen gaat stellen.’Harald: ‘Die voelsprieten in de samenleving zijn inderdaad belangrijk. Die moeten bij ons sterk ontwikkeld zijn, maar we worden daarbij ook geholpen door de techniek. Er zijn tal van monitoringinstrumenten die maken dat wij precies weten wat er speelt op Twitter, Facebook, blogs, enzovoorts. We hebben geleerd dat we daar bovenop moeten zitten zodat we in een vroeg stadium onze woordvoeringslijnen al klaar kunnen hebben en zonodig kunnen reageren op onrust of vragen.’Coen: ‘Ik durf te stellen dat we dit goed doen. Het RIVM is een van de koplopers binnen de overheid als het gaat om “online monitoring”. Maar we blijven ook praten met mensen uit ons netwerk. Dat wil zeggen: beleidsmakers, experts uit het veld en journalisten.Harald: ‘Die bronnen zijn minstens zo belangrijk. We moeten er voor waken dat we niet te afhankelijk worden van de techniek.’

‘We zitten allemaal bij elkaar op de speeddial’

Het RIVM-CvB dient altijd zorgvuldig en correct te communiceren. Maar het moet ook snel. Is dat een spanningsveld?

Harald: ‘Ja, dat wringt wel eens. De snelheid waarmee informatie in de media verschijnt, staat soms haaks op de tijd die er is voor een zorgvuldig antwoord. Maar snelheid is geboden. Als we te laat met informatie zijn, gaan journalisten zelf iets verzinnen.’Coen: ‘Gelukkig begrijpt iedereen in de organisatie dat wanneer de pers belt, het andere werk even moet wachten. En we kunnen onze bronnen altijd snel bereiken. We zitten allemaal bij elkaar op de speeddial. Binnen niet meer dan een paar uur hebben we overal een antwoord op.’

Tot slot. Hoe zien jullie de toekomst van het communicatie vak bij deze werkgever?

Harald: ‘De hype rond sociale media zwakt iets af. Gelukkig kunnen steeds meer mensen inschatten wat de waarde is van de berichten op sociale media. Maar die ongeleide informatiestroom is wel iets waar we ook in de toekomst mee moeten omgaan. En wij kunnen niet op alle meningen reageren. Daar hebben we ambassadeurs voor nodig.’Coen: ‘Daar valt ons inziens nog winst te behalen. Door op dit vlak nog beter samen te werken met de veldpartijen, zouden deze een deel van de dialoog op zich kunnen nemen. Zij staan immers dichter op het publiek dan wij.’