Vorming van een nieuwe ICT organisatie

“We hebben de afgelopen twee jaar een hele nieuwe ICT organisatie gebouwd”, blikt Bennie Bloemberg, hoofd SSC-Campus terug. “Ik vergelijk het wel eens met de verbouwing van het station Utrecht. Daar is de laatste jaren hard gewerkt aan een nieuw station. Maar tijdens de bouw moesten de treinen wel gewoon rijden. Dat lukte niet altijd, treinen vertrokken van andere perrons of met vertraging. Zo is het bij ons ook: tijdens de bouw kunnen we niet dicht. Onze klanten hebben de afgelopen twee jaar zeker last gehad van die bouw. Verandering kost tijd, maar het levert ook iets op. Samen met onze klanten werken we er hard aan om dé ICT leverancier voor kennis- en onderzoeksinstellingen binnen de Rijksoverheid te zijn.”

SSC-Campus is een ICT dienstverlener die is ontstaan door een samenvoeging van de afzonderlijke ICT afdelingen van het RIVM en KNMI. Eind 2016 werken er, met externe medewerkers meegeteld, ongeveer 190 mensen om de ICT diensten te leveren. Sinds januari 2015 is de standplaats bij het KNMI in De Bilt. De samenvoeging was een strategische keuze. In plaats van op te gaan in een grote shared service organisatie die alle ICT diensten voor de Rijksoverheid verzorgt, wilden het KNMI en het RIVM een shared service organisatie opzetten die zich speciaal richt op kennis- en onderzoeksinstellingen. Bennie Bloemberg: “Dit soort instellingen heeft heel specifieke ICT-wensen die niet standaard geleverd kunnen worden. Daarbij hebben medewerkers van deze instellingen te maken met een uitgebreid netwerk buiten de deur. Bijvoorbeeld een onderzoeker die zich bezig houdt met milieu heeft te maken met de brandweer en ziekenhuizen. SSC-Campus kan aansluiten bij de systemen die daar worden gebruikt in plaats van te zeggen ‘dit is het aanbod binnen de Rijksoverheid en daar moet je het mee doen’.”

Processen op elkaar afstemmen

De ICT-afdelingen van het KNMI en het RIVM hadden ieder een eigen manier van werken toen ze begin 2015 samengingen in SSC-Campus. “Onze eerste opgave was om alle processen in kaart te brengen en er een gemeenschappelijk proces van maken. Ik kan je vertellen dat dat een heel stuk gemakkelijker klinkt dan dat het is”, vertelt Bennie Bloemberg. “Maar het is wel gelukt.” Dat zorgde er wel voor dat klanten last hebben gehad van traagheid van processen. “Dat is helaas onvermijdelijk als je processen opnieuw aan het inrichten bent. Maar het eindresultaat is wel beter dan hoe het eerst was”, daarvan is Bloemberg overtuigd.

Gemeenschappelijke gestandaardiseerde infrastructuur

Op dit moment werkt SSC-Campus voor zes klanten: RIVM, KNMI, SCP, CPB, RWS en PBL. “Onze klanten verwachten van ons innovatie, flexibiliteit en dat we meedenken. Tegelijkertijd verwachten ze terecht van ons betrouwbaarheid en continuïteit”, vertelt Bennie Bloemberg.” En het moet ook nog betaalbaar zijn. ”SSC-Campus biedt daarom niet alleen standaard producten aan, maar bekijkt in overleg met de klant wat er nodig is en welk budget daarvoor beschikbaar is. SSC-Campus werkt met een gemeenschappelijke gestandaardiseerde infrastructuur en generieke diensten. Daarin zit winst wat betreft efficiency. Het zorgt er ook voor dat onderzoeksinstellingen nog gemakkelijker kunnen samenwerken omdat de ICT systemen op elkaar aasluiten. Mocht de vraag van onze klant niet binnen de standaard dienstverlening passen gaan we in gesprek over de mogelijkheden en bieden we dienstverlening op maat aan.

Vragen bundelen

Bij de tot standkoming van SSC Campus is er aan de klantzijde een regieorganisatie  ingericht. Die regieorganisaties brengen de wensen en vragen op gebied van ICT in de organisatie in kaart en bundelen die vraag. SSC-Campus kan waar nodig de vraag van verschillende klanten bundelen, zodat op een efficiënte manier en zonder onnodige dubbelingen zaken aangepakt worden. Centraal staat daarbij dat de eindgebruiker goed en snel geholpen wordt. Bennie Bloemberg wil geen trajecten op gaan zetten die veel geld en tijd kosten, maar die voor de gebruikers niets of zelfs alleen maar hinder opleveren. De gebruiker moet goed kunnen werken op een veilig en goed systeem.

Versnellen offertetraject

Wat betreft het maatwerk kijkt SSC-Campus ook buiten de eigen organisatie. “Als wij iets niet kunnen ontwikkelen, dan kan het via ons met inhuur geregeld worden. Door wel bij de ontwikkeling betrokken te worden kunnen we later zorgen voor het beheer. We hebben niet alle expertise in huis, maar weten wel waar we die kunnen inhuren.” SSC-Campus is op dit moment bezig om het proces rond offertes te versnellen, want dat is de laatste twee jaar niet altijd even goed gelopen. “Als er een vraag binnenkomt stellen we een intern team samen om deze op te pakken en zo snel mogelijk te beantwoorden.”

Hoge verwachtingen

De verwachtingen van klanten zijn hoog en Bloemberg is daar blij mee. “Wij willen die verwachtingen graag waarmaken en werken daar elke dag aan. Bedenk daarbij dat er heel veel dingen goed gaan. Dat valt niet zo op, juist de dingen die niet lekker lopen krijgen veel aandacht. Er kunnen zeker zaken beter, ook door een nog betere samenwerking binnen SSC-Campus en tussen onze klanten. De ondersteuning van de kennis- en onderzoeksinstellingen binnen de overheid, daar staan we voor. Uit positieve reacties van onze klanten blijkt dat we op de goede weg zijn. Voor 2017 gaan we dat samen met onze huidige en toekomstige klanten nog verder uitbouwen.”

- Bennie Bloemberg, hoofd SSC-Campus