Op weg naar een digitale documentenhuishouding (DDH)
De ambitie van het RIVM om in de toekomst volledig digitaal te werken, past bij een samenleving die steeds meer online is. En zorgt ervoor dat onze waardevolle kennis goed bewaard en toegankelijk blijft. RIVM is daar hard mee bezig: in 2016 startten we met het leggen van het fundament.
RIVM grijpt de verhuizing naar het Utrecht Science Park over enkele jaren aan om zijn digitale documenthuishouding op orde te brengen. Programmamanager DDH Marcel Tiggelovend legt uit waarom.
“Medewerkers moeten relevante kennis altijd bij de hand kunnen hebben en snel terug kunnen vinden. Zo kunnen we onze rol als trusted advisor goed blijven vervullen. Bovendien voldoen we met een goede digitale documenthuishouding aan de Archiefwet. Dat resulteert in continuïteit in de bedrijfsvoering en een goede externe verantwoording.”
Een stevige basis
In 2016 zijn we gestart met de bouw van een systeem dat het archiveren, beheren en ontsluiten van documenten ondersteunt. In dit systeem kunnen gebruikers documenten eenvoudig vinden en delen. Automatisch versiebeheer zorgt ervoor dat gebruikers steeds de meest actuele versie van een document hebben, alle wijzigingen worden bijgehouden én ieder document op één plek staat. Daardoor werken RIVM’ers straks eenvoudiger samen aan één document.
Gebruikers centraal
We houden graag rekening met de mensen die het systeem gaan gebruiken en dús ruimen we een centrale plek in voor de wensen van medewerkers. Onder het motto ‘Bouw mee met DDH!’ zijn ongeveer veertig RIVM'ers uit alle centra en stafeenheden bereid gevonden om te helpen in een gebruikersgroep. In 2016 kwam deze groep voor het eerst enkele keren bij elkaar om hun wensen en functionele eisen aan te geven. Daarnaast werken we in de voorbereiding en ontwikkeling nauw samen met de collega’s van het Centraal Archief die natuurlijk veel expertise hebben op dit gebied.
Papier hier!
Een van de voorbereidende activiteiten op weg naar een digitale documenthuishouding is het opruimen en ordenen van onze papieren archieven. Onze kelders en kasten liggen vol met papier: wetenschappelijke onderzoeken, bevolkingsonderzoeken, rapportages, adviezen en andere waardevolle informatie. In 2016 startte team Papier Hier! met de inventarisatie van deze archieven. En niet zonder succes. Maar liefst 1200 meter papier trof het team in 2016 aan en het einde is nog niet in zicht.